Start date & Duration : Asap pour 12 mois
Location: la Defense
Sous la responsabilité des directeurs des deux divisions : Achats Projets & Equipements, et Achats Indirects, et en étroite collaboration avec leurs équipes, la mission consiste à coordonner les activités des deux divisions.
Objectifs et livrables
Sous la responsabilité du représentant client et en étroite collaboration avec les équipes des divisions Achats Projets & Equipements et Achats Indirects, ainsi qu'avec les assistantes des autres divisions Achats, la mission est de coordonner les activités des deux divisions.
A ce titre les tâches à réaliser sont les suivantes :
- Gérer de façon proactive l’agenda des directeurs en fonction des priorités : organisation des rendez-vous, des comités de direction, réunions et déplacements (demandes de visas, réservation des voyages et notes de frais notamment).
- Gérer les arrivées/départs de collaborateurs, stagiaires, apprentis, prestataires (bureau, déménagements, habilitations...) et faciliter l'accueil des nouveaux arrivants.
- Assurer la gestion administrative et la logistique des équipes. Supporter l’ensemble des membres de l’équipe dans l’organisation de réunions, d’évènements et dans la préparation de leurs déplacements.
- Rédiger des notes, courriers et documents, rassembler et mettre en forme des tableaux de bord.
- Etablir des commandes pour les divisions et vérifier la conformité des livraisons, ainsi que le suivi des commandes des prestataires.
- Mettre à jour les supports de communication des divisions : organigrammes, présentations.
- Assurer le suivi des formations et des inscriptions/ logistique formation
- Assurer le suivi des couts de la division, RFS et facturation avec le Cost Control
Livrables :
- - Suivi régulier des tâches à réaliser
- - Notes si besoin, à la demande de la direction
Compétences
- Adaptabilité
- Maitrise de la suite office 365 et des outils collaboratifs digitaux de type Teams, Sharepoint,
- Anglais courant écrit et oral Confirmé
- Travail en autonomie
- Travail en équipe
