Location: Cassis
Starts: April/May 2024
Discipline/Job Title – Assistance commercial / Doc control
Axe assistance
- Organiser les rendez-vous, les déplacements (transport, hôtel, visa) des collaborateurs du département commercial (outil KDS)
- Suivre le planning et le pointage du service commercial (outils Pleiades & Tips)
- Mettre à jour et créer les documents commerciaux (fiches projets, listes de références, etc.,)
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes …
- Préparer et organiser les réunions avec les clients ou autres (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles …),
- Organiser des manifestations évènementielles,
Axe Pré-qualifications & Appels d’offres
- Préparer la partie administrative des dossiers de pré-qualifications et d’appels d’offres,
- Suivre et mettre à jour le tableau de suivi des appels d’offres,
- Mettre à jour le format des documents commerciaux,
- Suivre le processus commercial VCGP – mise à jour BSA
- Mise en place et suivi documentaire des AO – SharePoint
- Gérer le référencement de notre entreprise chez nos clients
Axe support de communication
- Assurer la relation avec VCGP pour communication interne & externe
- Suivre l’élaboration des supports commerciaux (plaquettes, affiches…)
- Gestion du site internet – connaissance sur Wordpress
- Effectuer une veille commerciale – newsletter (Inoreader)
- Vous serez impliqué(e) dans l'élaboration de notre stratégie sur les médias sociaux (LinkedIn, YouTube, etc.) et dans le renforcement de notre marque employeur.
- Création et diffusion de contenu pour les réseaux (LinkedIn)
- Vous élaborerez un calendrier éditorial et prenez en charge la création de contenus écrits et audiovisuels pour nos canaux de communication, externes (site internet, LinkedIn) et internes- (intranet, Yammer).
- Si en plus vous savez réaliser des montages de vidéos c’est un plus
Axe Document Control & Assistance commerciale
- Mettre en place l’outil d’échange documentaire – SharePoint
- Veiller au suivi et au contrôle de la documentation émise (contenu, respect des spécifications, des délais, etc.)
- Traduire des documents projet lorsque nécessaire
- Garantir la traçabilité de l’ensemble de la documentation liée aux prospects et veiller au respect du planning de remise des documents prospects
- Participer aux réunions commerciales, et rédiger les procès-verbaux internes
COMMUNICATION (au sein de l'équipe)
- Maitrise de l’anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
- Bonne élocution
- Aisance relationnelle
ORGANISATION
- Faire preuve d'organisation et de rigueur
- Etre force de propositions
- Faire preuve de disponibilité
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve d’autonomie et d’adaptation
ANALYSE
- Savoir gérer les priorités
- Savoir transmettre les informations
TECHNIQUES
- Maitrise de l’outil informatique (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, SharePoint)
- Connaissance de notre secteur d’activité
- Aisance rédactionnelle (anglaise, française)
- Maitrise de l’orthographe
- Bonne maitrise des techniques commerciales
- Bonnes connaissances du domaine du secrétariat
