Airswift is currently looking Assistant projet / Document Controller for to work with an Oil and Gas industry.
Service title : Assistant projet / Document Controller
Service starting date : May 2024
Service duration : 12 Month renewable
Location: Cassis, France

Sur la partie gestion de projet :

• Organiser, réserver les voyages trains avion hôtel voiture taxi du personnel projet et ou du personnel extérieur travaillant sur cassis et le site de construction en optimisant les tarifs et en respectant la politique voyage de la société, (Outil KDS)
• Coordination de transport entre l’assistant à Cassis et la logistique locale
• Gérer l'obtention des visas et autres documents nécessaires au voyage du personnel projet et suivre leur validité,
• Rédiger les ordres de voyage pour le personnel du projet les faire valider par le chef du projet et la direction,
• Suivi et validation des factures relatives aux voyages logistiques personnels du projet sur la GED
• Rédaction des fiches pays (renseignement sur la sureté locale, info des gouvernements, sur l’accueil du personnel dans le pays destination)
• Organiser les réunions projets rédiger le procès-verbal,
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines du personnel projet dossier du personnel ordre de mission visite médicale et gestion des temps pièce d'identité

Sur la partie contrôle des documents :
• Ecriture de la procédure de la communication et son suivi entre et les clients/sous-traitants (MDR)
• Editer diffuser classer l'ensemble des documents en conformité avec la procédure établie de doc control
• Garantir la traçabilité de la documentation liée au projet et veiller au respect des plannings de transmission de document
• Tenu et mise à jour du Master Document Registrer
• Gestion de l’archivage des documents transmis et échangés sur le serveur du projet
• Suivi des échanges et commentaires sur document entre les parties
• Gestion du planning de réponse
• Mettre en place l’outil d’échange documentaire – SharePoint

Formation requise :
Assistance de direction Documentaliste qui souhaite s’ouvrir à la gestion de projet

Domaines d’expertise & compétences clés :

COMMUNICATION (au sein de l'équipe)

• Maitrise de l’anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
• Bonne élocution
• Aisance relationnelle ORGANISATION
• Faire preuve d'organisation et de rigueur

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