Procurement Factory Project Support

Airswift is currently looking for a

Timeline & Budget

• Planned start date : 01/09/2026

• Purchase order duration : 12 months extendable contract

Location

• Project location : Pau, France

• Execution modality : No remote

Project context

Mission sur site à PAU.

Nous cherchons une expertise pour suivre l’activité quotidienne des acheteurs en utilisant des outils tels que SAP, Excel et Service Now. Cette mission implique une collaboration directe avec le responsable d’équipe pour gérer le processus d’achat standard, incluant l’analyse des besoins, la stratégie, le suivi des appels d’offres, la gestion des clarifications et l’émission des commandes avec accusé de réception. Nous avons besoin de calculer les KPI standardisés pour notre périmètre, analyser les résultats et mettre en place des actions correctives. L'animation des réunions hebdomadaires et mensuelles avec les filiales est essentielle, tout comme la contribution à la préparation des réunions du CODIR. En tant que représentant client, il est crucial de gérer les fichiers de suivi et de consolidation de l’activité, tout en assurant la mise à jour des procédures, documents et fichiers utilisés. Le périmètre inclut le Raffinage Chimie, avec 11 filiales, plus de 1500 lignes par mois, 10 acheteurs, et un volume d’achat supérieur à 3 millions USD par mois. Nous visons une démarche d’amélioration continue et souhaitons contribuer au développement du projet, notamment en améliorant les méthodes d’achat et les outils du projet.

Goals and deliverables :

Nous visons à atteindre les objectifs suivants :

• Suivi efficace de l’activité quotidienne des acheteurs en utilisant SAP, Excel et Service Now.

• Calcul et analyse des KPI standardisés pour identifier et mettre en œuvre des actions correctives.

• Animation des réunions hebdomadaires et mensuelles avec les filiales et contribution aux réunions du CODIR.

• Gestion et mise à jour des fichiers de suivi et de consolidation de l’activité.

• Amélioration continue des méthodes d’achat et des outils du projet.

• Réalisation d’analyses ponctuelles pour identifier des sources de gain et d’efficacité.

English Version : 

Project context

On-site mission in PAU.

We are looking for expertise to track the daily activity of buyers using tools such as SAP, Excel and Service Now. This mission involves working directly with the team leader to manage the standard purchasing process, including needs analysis, strategy, follow-up on calls for tenders, management of clarifications and issuance of orders with acknowledgement of receipt. We need to calculate the standardized KPIs for our scope, analyze the results and implement corrective actions. Leading weekly and monthly meetings with the subsidiaries is essential, as is contributing to the preparation of the Executive Committee meetings. As a customer representative, it is crucial to manage the files for monitoring and consolidating the activity, while ensuring that the procedures, documents and files used are kept up to date. The scope includes Chemical Refining, with 11 subsidiaries, more than 1500 lines per month, 10 buyers, and a purchasing volume of more than USD 3 million per month. We aim for a continuous improvement approach and wish to contribute to the development of the project, in particular by improving the purchasing methods and the tools of the project.

Goals and deliverables :

We aim to achieve the following objectives:

• Efficiently track the daily activity of buyers using SAP, Excel and Service Now.

• Calculation and analysis of standardized KPIs to identify and implement corrective actions.

• Animation of weekly and monthly meetings with the subsidiaries and contribution to the meetings of the Executive Committee.

• Management and updating of activity tracking and consolidation files.

• Continuous improvement of purchasing methods and project tools.

• Conducting ad hoc analyses to identify sources of gain and efficiency.